Menyiapkan Produk Sewa untuk Reservasi
Modul Reservasi tidak punya form master sendiri untuk lapangan atau kamarnya. Tempat yang dipesan pelanggan adalah Daftar Produk Sewa (meja POS yang disewakan) dan kelompoknya adalah Daftar Grup Produk Sewa, dua form yang sama dengan yang dipakai kasir. Halaman ini menunjukkan isian yang membuat keduanya bisa dipesan lewat /booking.
Kenapa Memakai Form Kasir
- Satu tempat, satu data: lapangan yang dipesan online adalah meja yang sama yang dibuka kasir saat pelanggan datang, jadi sisa bayar diselesaikan di kasir tanpa menyalin data.
- Satuan waktu dan produk yang sudah ada pada meja sewa dipakai langsung untuk menghitung harga dan menentukan cara pesannya (per slot, per malam, per bulan, atau per tahun).
- Meja yang sedang berjalan di kasir tidak ditawarkan di portal pada jam berjalan itu, dan sebaliknya kasir menolak membuka sewa langsung pada meja yang sedang dipesan pelanggan.
Langkah 1: Grup Produk Sewa
- Buka Penjualan & POS / Point of Sale / Daftar Grup Produk Sewa, lalu tambah grup baru atau ubah grup yang ada (kode dan nama seperti biasa).
- Nyalakan Bisa Direservasi. Isian reservasi di bawah ini baru tampil setelah toggle menyala.
- Isi Panjang Slot, Uang Muka Minimal (%), Sebutan Unit, Divisi, dan bila perlu dua produk biaya check-in awal dan check-out terlambat.
- Simpan.
| Field | Yang perlu diperhatikan |
|---|---|
| Bisa Direservasi | Grup yang tidak menyala tidak muncul di halaman /booking, Kalender Reservasi, maupun pilihan Jam Buka dan Blokir Jadwal. Mematikannya menutup grup dari pemesanan baru tanpa menghapus reservasi yang ada. Menyimpan grup yang produk sewanya bersatuan campur ditolak. |
| Panjang Slot (menit) | 15, 30, 45, 60, 90, atau 120 menit; hanya dipakai grup bersatuan Menit atau Jam. Durasi pesanan harus kelipatan angka ini dan paling banyak 24 slot. Mengubahnya tidak menggeser reservasi yang sudah ada, dan reservasi baru tetap tidak bisa menumpuk jadwal reservasi lama. |
| Uang Muka Minimal (%) | Persen dari total yang dibayar saat memesan, 0 sampai 100. 0 berarti tanpa uang muka: pelanggan menekan Simpan Reservasi dan reservasi langsung Dikonfirmasi tanpa memilih atau membayar apa pun (tidak perlu jenis bayar Uang Muka Penjualan). Di luar 0 sampai 100 ditolak saat menyimpan. Bila dikosongkan, form menyimpannya sebagai 0. |
| Sebutan Unit | Teks bebas sampai 30 huruf, misalnya Lapangan, Kamar, Meja, atau Studio. Dipakai di judul halaman /booking, judul kolom Kalender Reservasi dan Laporan, label isian unit, dan pesan galat. Kosong memakai sebutan bawaan bahasa pengguna (Meja pada bahasa Indonesia). |
| Divisi | Divisi pemilik grup; dipakai untuk mencatat uang muka dan membatasi data pengguna yang dikunci per divisi. Kosong memakai divisi pertama. |
| Produk Biaya Check-in Awal | Produk jasa yang harga jualnya (menurut level harga pelanggan) menjadi tarif per jam bila tamu check-in sebelum jam mulai. Kosong atau harga 0 berarti gratis. Biayanya ditulis sebagai baris di faktur POS saat check-in. |
| Produk Biaya Check-out Terlambat | Produk jasa yang harga jualnya menjadi tarif per jam bila tamu check-out sesudah jam selesai. Kosong atau harga 0 berarti gratis. Biayanya ditulis ke faktur check-in bila masih terbuka. |
| Aktif | Grup yang tidak aktif hilang dari halaman /booking dan Kalender Reservasi. |
Langkah 2: Produk Sewa
- Buka Daftar Produk Sewa dan tambah satu baris untuk tiap lapangan atau kamar.
- Pilih Grup yang tadi (isian Grup Meja), lalu nyalakan Disewakan.
- Pilih Kode Produk: produk jasa yang harga jualnya dipakai. Produk harus punya satuan dasar (jumlah 1) yang aktif.
- Isi Satuan Waktu: Menit atau Jam untuk sewa per slot, Hari untuk sewa per malam, Bulan, atau Tahun.
- Untuk sewa per malam, isi Batas Waktu Mulai dan Batas Waktu Selesai sebagai jam check-in dan check-out harian (jam desimal, misalnya 14 atau 14,5).
- Simpan, lalu ulangi untuk unit berikutnya.
| Field | Yang perlu diperhatikan |
|---|---|
| Nama | Nama yang dilihat admin di Kalender Reservasi dan pelanggan di Reservasi saya. Pelanggan tidak memilih nama unit saat memesan; sistem menempatkan unit kosong pertama menurut urutan nama. |
| Disewakan | Hanya meja yang disewakan yang bisa dipesan. |
| Kode Produk, Satuan Waktu | Per slot: harga satu slot = harga jual produk (satuan dasar, level harga pelanggan) x panjang slot / lama satuan waktu. Contoh: harga Rp150.000 per Jam, slot 60 menit -> Rp150.000; slot 30 menit -> Rp75.000. Per malam, bulan, atau tahun: satu malam, bulan, atau tahun = satu harga satuan. Satuan lain tidak bisa dipesan. |
| Batas Waktu Mulai, Batas Waktu Selesai | Pada sewa per malam: jam check-in dan jam check-out harian. Batas Waktu Selesai 0 berarti sama dengan jam check-in. Check-out pukul 12 dan check-in pukul 14 membuat tamu yang keluar dan masuk di hari yang sama tidak bentrok. Pada satuan lain isian ini tidak dipakai reservasi. |
| Aktif | Meja yang tidak aktif tidak ditawarkan lagi; reservasi yang sudah ada tidak berubah sendiri. |
Semua produk sewa dalam satu grup yang Bisa Direservasi harus bersatuan reservasi sama (menit/jam, hari, bulan, atau tahun); yang berbeda ditolak saat disimpan. Pisahkan lapangan per jam dan kamar per malam ke grup yang berbeda. Isian lain pada meja sewa (perintah eksternal, dan seterusnya) tetap untuk kasir dan tidak memengaruhi reservasi.
Langkah 3: Jam Buka
Untuk grup per slot, isi Jam Buka Reservasi untuk tiap hari yang buka pada grup tadi. Tanpa jam buka pelanggan tidak melihat jadwal. Pilihan grup di form itu hanya menampilkan grup yang Bisa Direservasi. Grup per malam, bulan, dan tahun tidak memakai jam buka.
Masalah Umum
- Grup tidak ada di pilihan Jam Buka: toggle Bisa Direservasi belum menyala atau grup tidak aktif.
- Tipe tidak tampil di portal: grup belum punya produk sewa yang aktif, Disewakan, berproduk, dan bersatuan waktu yang bisa dipesan, atau satuan produk sewanya campur.
- Satu lapangan tidak pernah ditempati: periksa Disewakan, Kode Produk, satuan dasar produk, dan Satuan Waktu pada baris produk sewa itu.
- Harga tidak sesuai: harga mengikuti level harga pelanggan dan Aturan Diskon Penjualan produk, bukan field di form ini.
- Untuk menutup sebuah lapangan atau kamar pada waktu tertentu saja (perawatan), pakai Blokir Jadwal, bukan menonaktifkan meja.