Kalender Reservasi - Dokumentasi Acosys

Kapan Halaman Ini Dipakai

Memeriksa siapa yang memesan lapangan atau kamar hari ini atau tanggal tertentu, dan apakah uang mukanya sudah masuk.
Melihat unit mana yang kosong beberapa hari ke depan (Grafik unit).
Mencatat pelanggan yang memesan lewat telepon atau datang langsung.
Mencatat tamu yang datang (check-in) dan selesai (check-out).
Memindahkan reservasi karena lapangan bermasalah atau pelanggan minta ganti jadwal.
Membatalkan reservasi dan melihat berapa uang muka yang harus dikembalikan.

Tab Kalender

Pilih tanggal di kanan atas. Tabel menampilkan reservasi yang bersinggungan dengan tanggal itu dan berstatus Menunggu pembayaran, Dikonfirmasi, Sedang digunakan, atau Tidak hadir, ditambah reservasi Dibatalkan atau Pembayaran terlambat yang masih punya refund tertunda.

Kolom	Isinya
Mulai, Selesai	Jadwal reservasi.
Unit (judul kolom mengikuti Sebutan Unit, misalnya Lapangan)	Unit yang ditempati.
Pelanggan, Kontak	Nama dan kontak. Untuk reservasi dari portal, nama diambil dari akun pelanggan.
Status	Terkonfirmasi, Menunggu pembayaran selama batas 15 menit belum lewat, atau Sedang digunakan sesudah check-in.
Total, DP diterima	Nilai reservasi dan uang muka yang dipakai jadwal ini, dari pembayaran gateway.
Perlu refund	Jumlah yang harus dikembalikan, bila ada. Jumlah ini tidak bisa dipakai di kasir.
Aksi	Check-in (Terkonfirmasi, mulai dari tanggal mulai sampai sebelum jadwal habis), Check-out (Sedang digunakan), Tidak hadir (Terkonfirmasi yang jadwalnya sudah dimulai), Pindahkan (Terkonfirmasi yang belum dimulai), Batalkan (Menunggu pembayaran dan Terkonfirmasi), dan Refund selesai (reservasi apa pun yang masih punya refund tertunda).

Pengguna yang rolenya dikunci ke satu divisi hanya melihat grup, produk sewa, dan reservasi di divisi itu. Membuka layar dan setiap aksinya butuh menu Kalender Reservasi pada role; Check-in dan Check-out butuh menu Reservasi Pelanggan. Server menolak dari role tanpa menu itu.

Tab Grafik Unit

Seperti bagan kamar hotel: baris adalah unit dikelompokkan per tipe, kolom adalah tanggal, dan batang adalah reservasi. Pilih rentang 7, 14, atau 31 hari, geser dengan panah, atau tekan Hari ini.

Warna batang menurut status: Menunggu pembayaran, Terkonfirmasi, Check-in (Sedang digunakan), Check-out (Selesai), dan Diblokir untuk Blokir Jadwal. Reservasi Selesai tetap tampil sebagai riwayat dan batangnya dipotong di jam check-out.
Baris tipe menunjukkan satuannya dan jumlah unit. Pada tipe per slot tiap tanggal menampilkan jumlah booking; pada tipe per malam, bulan, dan tahun menampilkan unit kosong dibanding jumlah unit. Baris Hunian (persen unit terisi per tanggal, khusus tipe per periode) dan baris Diblokir muncul di atas bila ada isinya.
Ikon kasir di samping nama unit berarti ada faktur kasir terbuka di unit itu (walk-in yang sedang memakainya).
Klik atau ketuk sebuah batang untuk membuka menunya: ringkasan reservasi (nama, nomor, jadwal, status, total, DP), lalu aksi Check-in, Check-out, Tidak hadir, Pindah jadwal atau unit, Batalkan, Refund selesai (bila ada refund tertunda), dan Buka form reservasi.
Klik sel kosong (tanggal yang belum lewat) untuk membuka dialog Buat reservasi dengan tipe, unit, dan tanggal itu sudah terisi.
Kotak Cari menyorot reservasi yang ID atau namanya cocok dan menampilkan jumlahnya.

Grafik hanya memuat reservasi berstatus Menunggu pembayaran, Dikonfirmasi, Sedang digunakan, dan Selesai, paling banyak 31 hari. Reservasi Dibatalkan, Kedaluwarsa, dan Tidak hadir tidak tampil di grafik; lihat di Kalender atau tab Laporan.

Membuat Reservasi untuk Pelanggan

Pilih Buat reservasi, atau klik sel kosong di Grafik unit.
Pilih tipe reservasi (grup produk sewa). Unitnya (labelnya mengikuti Sebutan Unit grup itu) boleh dibiarkan Otomatis, yaitu unit kosong pertama, atau dipilih sendiri; unit yang dipilih dipakai apa adanya dan ditolak bila tidak kosong.
Untuk tipe per slot isi tanggal, jam mulai, dan durasi dalam menit (kelipatan panjang slot). Untuk tipe per malam, bulan, atau tahun isi tanggal mulai dan jumlah malam, bulan, atau tahun; dialog menampilkan rentang tanggal hasilnya.
Untuk sewa per slot atau per malam, nyalakan Ulangi tiap minggu bila reservasinya berulang, lalu isi jumlah pertemuan dan jaraknya dalam minggu; dialog menampilkan tanggal pertama dan terakhir.
Isi nama pelanggan (wajib), kontak (opsional), dan catatan. Pelanggan tidak perlu punya akun.
Pilih Konfirmasi reservasi.

Reservasi buatan admin langsung berstatus Dikonfirmasi tanpa uang muka, jadi pembayarannya dicatat di kasir saat pelanggan membayar. Harganya memakai level harga 1. Tipe per slot harus di dalam jam buka dan belum dimulai, sama seperti pelanggan; tipe per periode tidak memakai jam buka tetapi tanggal mulainya tidak boleh sudah lewat. Reservasi berulang dibuat sekaligus: bila satu pertemuan bentrok, seluruh rangkaian ditolak dan pesannya menyebut pertemuan dan tanggalnya.

Check-in dan Check-out

Pada baris reservasi (atau menu batang di Grafik unit), pilih Check-in saat tamu datang. Bila lebih awal dari jam mulai dan grup mengatur biaya check-in awal, dialog menampilkan jumlah jam dan tarif per jam; isi jam yang ditagih (0 = gratis) atau biarkan.
Aplikasi membuka faktur POS di meja unit itu berisi baris sewa dengan harga reservasi, dan statusnya menjadi Sedang digunakan.
Saat tamu selesai, pilih Check-out. Bila lewat dari jadwal dan grup mengatur biaya check-out terlambat, dialog menampilkan jam dan tarifnya dengan cara yang sama. Statusnya menjadi Selesai dan sisa jadwal yang belum dimulai dilepas.

Syarat dan akibatnya dijelaskan lengkap di halaman Konsep Modul Reservasi, bagian Check-in dan Check-out.

Tidak Hadir

Pada reservasi Terkonfirmasi yang jadwalnya sudah dimulai dan belum di-check-in, pilih Tidak hadir.
Bila reservasi punya uang muka, pilih apakah uang itu tetap menjadi saldo Uang Muka Pelanggan atau dikembalikan (masuk antrean refund manual dan saldo kasirnya 0).
Pilih Tandai tidak hadir. Jadwal dilepas dan kejadiannya tercatat di Riwayat Reservasi.

Memindahkan Reservasi

Pada baris reservasi berstatus Terkonfirmasi yang belum dimulai, pilih Pindahkan. Reservasi yang masih Menunggu pembayaran belum bisa dipindahkan.
Pilih unit tujuan (atau Otomatis, yang tetap di unit lama bila kosong, kalau tidak unit lain yang kosong), tanggal baru, lalu jam mulai dan durasi atau jumlah malam, bulan, atau tahun. Lama yang sama dipakai bila tidak diisi.
Aplikasi melepas jadwal lama dan menahan jadwal baru dalam satu langkah, menghitung ulang harga dan uang muka, lalu mencatatnya di Riwayat Reservasi.

Admin boleh memindahkan ke luar jam buka pada tipe per slot; pelanggan tidak. Pemindahan ke luar jam buka dicatat di riwayat.
Jadwal yang sudah dimulai tidak bisa dipindahkan.
Jadwal baru tidak boleh bersinggungan dengan reservasi lain pada unit yang sama, termasuk bila jam mulainya tidak sejajar slot (misalnya 10:30 pada grup 60 menit yang sudah punya reservasi 10:00 dan 11:00).
Bila uang yang masih ditahan belum menutup uang muka jadwal baru, pemindahan ditolak. Bila lebih besar dari uang muka baru, selisihnya menjadi refund manual dan tidak bisa dipakai di kasir. Pindah kembali ke harga lebih tinggi sebelum refund dikembalikan membatalkan refund itu.
Pelanggan menerima email tentang jadwal baru.

Membatalkan Reservasi

Pada baris reservasi berstatus Menunggu pembayaran atau Terkonfirmasi, pilih Batalkan.
Isi alasan pembatalan (paling banyak 500 huruf). Alasan wajib diisi dan tersimpan di riwayat.
Pilih Batalkan reservasi. Jadwal langsung dilepas dan pelanggan menerima email beserta alasannya.

Uang yang sudah diterima otomatis menjadi refund manual (kolom Perlu refund) dan saldo Uang Muka Pelanggan reservasi itu menjadi 0, jadi tidak bisa dipakai lagi di kasir. Bila pembayaran gateway masuk sesudah pembatalan, misalnya QR yang masih terbuka dibayar, jumlahnya ditambahkan ke refund saat Kalender atau Laporan dibuka (diperiksa sampai 30 hari sejak reservasi dibuat). Pembatalan tidak mengembalikan uang dan tidak membuat jurnal pengembalian; lakukan pengembalian di luar aplikasi lalu catat jurnalnya sesuai prosedur keuangan Anda.

Tab Laporan

Pilih rentang Dari tanggal dan Sampai tanggal, lalu status bila ingin menyaring.
Pilih Tampilkan laporan.

Bagian	Isinya
Reservasi	Jumlah reservasi pada rentang itu, tiap reservasi dihitung sekali.
Nilai booking	Jumlah total semua reservasi yang tampil, apa pun statusnya, termasuk yang dibatalkan atau kedaluwarsa.
DP diterima	Jumlah uang muka yang dipakai jadwal masing-masing reservasi. Pada reservasi batal, angka terakhir sebelum dibatalkan.
Refund tertunda	Jumlah Perlu refund yang belum dikembalikan.
Jumlah per status	Banyaknya reservasi di tiap status.
Jumlah booking per unit	Banyaknya reservasi di tiap unit. Judulnya memakai Sebutan Unit (mis. "per lapangan"); bila grup memakai sebutan berbeda, semuanya disebut.
Tabel rincian	Mulai, unit, pelanggan, kontak, status, total, DP diterima, dan Perlu refund per reservasi.

Filter status mencakup semua status, termasuk Sedang digunakan dan Selesai. Untuk melihat refund yang masih harus dikembalikan, baca kolom Perlu refund. Refund dari pembatalan dan pembayaran terlambat ada pada status Dibatalkan dan Pembayaran terlambat; refund dari jadwal ulang ke harga lebih murah ada pada reservasi yang tetap Dikonfirmasi. Nilai booking menjumlahkan semua status yang tampil; saring status Dikonfirmasi bila Anda hanya ingin reservasi yang aktif.

Jika Hasil Tidak Sesuai Harapan

Gejala	Yang perlu diperiksa
Reservasi dibatalkan atau kedaluwarsa tidak tampil di kalender	Kalender memuat Menunggu pembayaran, Dikonfirmasi, Sedang digunakan, dan Tidak hadir, serta Dibatalkan atau Pembayaran terlambat yang masih punya refund tertunda (Grafik unit: Menunggu pembayaran, Dikonfirmasi, Sedang digunakan, dan Selesai). Lihat status lain di tab Laporan.
Tombol Refund selesai tidak ada pada sebuah reservasi	Tombolnya hanya tampil bila kolom Perlu refund lebih dari 0. Reservasi Dibatalkan atau Pembayaran terlambat tampil di tabel Kalender pada tanggalnya selama refundnya belum diselesaikan.
Reservasi tidak ditemukan atau di luar divisi	Role Anda dikunci ke divisi lain dari grup produk sewa itu.
Tidak bisa membuat reservasi: jadwal di luar jam buka	Hanya pada tipe per slot: admin membuat reservasi hanya di dalam jam buka. Tambahkan Jam Buka, atau buat di dalam jam yang ada lalu pindahkan.
Jadwal baru saja terisi atau sedang diblokir	Ada reservasi lain, Blokir Jadwal, atau sesi sewa yang sedang berjalan di kasir yang bersinggungan, walaupun jam mulainya berbeda.
Pindahkan ditolak karena pembayaran belum menutup uang muka	Total jadwal baru lebih mahal. Pilih jadwal dengan harga setara atau minta pelanggan menjadwal ulang sendiri dan membayar selisihnya.
Check-in atau check-out ditolak	Pesan galatnya menyebut sebabnya; syaratnya ada di halaman Konsep Modul Reservasi, bagian Check-in dan Check-out dan Masalah Umum.
Email tidak terkirim	Periksa pengaturan SMTP dan alamat email pelanggan; kegagalan tercatat sebagai "emailfailed" di Riwayat Reservasi.

Lokasi Menu

Penjualan & POS / Kalender Reservasi
/bookingadmin