Konsep Alur Persetujuan
Halaman ini menjelaskan apa yang berubah pada transaksi Anda begitu persetujuan dinyalakan, siapa yang menyetujui apa, dan hal-hal yang sering mengejutkan di minggu pertama. Baca ini lebih dulu sebelum menyalakan setelannya.
Masalah yang Dipecahkan
Tanpa persetujuan, siapa pun yang bisa membuka form penjualan bisa menerbitkan faktur yang langsung memotong stok dan menambah piutang. Tidak ada jeda antara "diketik" dan "berlaku".
- Kesalahan ketik langsung menjadi angka resmi. Harga yang salah nol, kuantitas kelebihan, atau pelanggan yang tertukar sudah masuk laporan sebelum ada yang sempat melihat.
- Tidak ada jejak siapa yang membolehkan. Saat ditanya auditor, satu-satunya nama yang tercatat adalah yang mengetik.
- Batas nilai hanya berupa kesepakatan lisan. "Pembelian di atas 50 juta harus sepengetahuan manajer" tidak dijaga apa pun selain ingatan.
Yang Berubah Setelah Dinyalakan
Dokumen yang menunggu persetujuan tidak berdampak apa pun. Ia tersimpan, bernomor, dan bisa dibuka kembali — tapi selama belum disetujui:
- Stok tidak berkurang atau bertambah.
- Jurnal tidak terbentuk, jadi angkanya tidak muncul di buku besar, neraca, maupun laba rugi.
- Piutang dan utang tidak ikut berubah.
- Laporan yang membaca dokumen — daftar penjualan, pembelian, penerimaan — tidak memuatnya.
Inilah jawaban atas pertanyaan yang paling sering muncul di minggu pertama: "faktur saya sudah tersimpan, kenapa tidak ada di laporan?" Karena ia memang belum berlaku. Setelah disetujui, seluruh dampaknya muncul sekaligus.
Tiga Status Sebuah Dokumen
| Status | Artinya | Siapa yang bertindak berikutnya |
|---|---|---|
| Menunggu Persetujuan | Sudah tersimpan, belum berdampak. | Penyetuju — dokumen muncul di Kotak Persetujuan miliknya. |
| Disetujui | Berlaku penuh. Stok, jurnal, dan saldo sudah terbentuk. | Tidak ada. Dokumen terkunci dari perubahan oleh yang tidak berwenang menyetujui. |
| Ditolak | Tidak berlaku, tapi tidak dihapus. Alasan penolakan tersimpan. | Pembuatnya — perbaiki lalu simpan (otomatis kembali menunggu), atau hapus. |
Siapa Menyetujui Apa
Dua setelan yang terpisah, dan keduanya harus diisi supaya alurnya jalan:
| Setelan | Letak | Menjawab |
|---|---|---|
| Form yang Memerlukan Persetujuan | Perusahaan → tab Lainnya | Jenis dokumen apa yang tidak boleh langsung berlaku. Berlaku untuk seluruh perusahaan. |
| Form yang Boleh Disetujui | Peran (Roles) | Peran mana yang boleh menyetujui jenis dokumen itu. |
Keduanya sengaja dipisah. "Apakah faktur butuh persetujuan" adalah sifat prosedur perusahaan dan tidak berubah hanya karena yang mengetik kebetulan orang lain; "siapa yang boleh menyetujui" barulah urusan peran.
Hal yang Sering Mengejutkan
Empat hal ini bukan kerusakan — semuanya konsekuensi yang disengaja. Bicarakan dengan tim sebelum menyalakan.
- Stok tidak dipesan selama menunggu. Karena faktur yang menunggu belum memotong stok, barang yang sama bisa dijanjikan ke dua pelanggan. Kalau Anda butuh penahan stok sejak pesanan masuk, pakai Order Penjualan sebagai tahap sebelum faktur.
- Kasir tidak ikut. Penjualan dari layar POS lahir sudah disetujui dan langsung berdampak. Menahan nota kasir sampai ada yang menyetujui tidak masuk akal untuk transaksi tunai di depan pelanggan.
- Tutup buku ditahan selama masih ada dokumen menunggu bertanggal di dalam periode itu. Kalau tidak, dokumen itu bisa disetujui setelah buku ditutup dan postingnya mendarat di periode yang sudah tertutup.
- Dokumen yang sudah disetujui terkunci dari perubahan dan penghapusan oleh yang tidak berwenang menyetujui. Kalau memang perlu diubah, penyetuju yang membukanya.
Urutan Menyiapkan
- Sepakati dulu jenis dokumen apa yang perlu ditahan. Menyalakan semuanya sekaligus di hari pertama biasanya berakhir dengan penyetuju yang kewalahan dan operasional yang tersendat.
- Buka Perusahaan → Lainnya, isi Form yang Memerlukan Persetujuan dengan jenis dokumen yang disepakati.
- Buka Peran, isi Form yang Boleh Disetujui untuk peran penyetuju. Kosongkan untuk peran pelaksana.
- Uji dengan satu dokumen kecil: buat dari akun pelaksana, pastikan stok dan jurnalnya belum terbentuk, lalu setujui dari akun penyetuju dan pastikan keduanya muncul.
- Kalau butuh batas nilai berjenjang, baru siapkan Aturan Persetujuan Bertingkat.
Jenis Dokumen yang Didukung
Tujuh belas layar persetujuan, dikelompokkan menurut apa yang mereka pengaruhi:
| Kelompok | Dokumen |
|---|---|
| Jurnal | Input Jurnal, Jurnal Pendapatan, Jurnal Biaya |
| Persediaan | Pemindahan Persediaan, Persediaan Masuk, Persediaan Keluar, Penyesuaian Persediaan, Perakitan Barang, Pemecahan Barang |
| Penjualan | Penjualan, Retur Penjualan, Penerimaan Piutang, Penyesuaian Piutang |
| Pembelian | Pembelian, Retur Pembelian, Pembayaran Utang, Penyesuaian Utang |
Persetujuan untuk Jurnal dan Pemindahan Persediaan sudah termasuk sejak dulu tanpa biaya tambahan. Selebihnya, berikut Kotak Persetujuan, persetujuan bertingkat, dan badge di menu, adalah bagian addon Alur Persetujuan.
Yang Belum Ada
- Pemberitahuan ke luar aplikasi. Belum ada email maupun WhatsApp. Penyetuju mengetahui ada yang menunggu dari angka merah di menu Persetujuan, jadi ia perlu membuka aplikasi.
- Jejak per tingkat. Pada persetujuan bertingkat, yang tersimpan di dokumen adalah penanda tangan terakhir. Riwayat lengkap siapa menandatangani tingkat berapa belum dicatat.
- Persetujuan untuk Order. Order Penjualan dan Order Pembelian belum ikut, karena keduanya memang belum berdampak ke stok maupun jurnal.