Rekuisisi Pembelian
Panduan membuat permintaan pembelian internal sebelum diproses menjadi Order Pembelian.
Rute Menu
/form/purchaserequisition
Alur Besar
Rekuisisi Pembelian adalah tahap awal. Hasil akhirnya mengalir ke Order Pembelian, Penerimaan Barang, lalu Pembelian.
1
Rekuisisi
Mencatat kebutuhan barang, pemasok, estimasi harga, dan qty.
2
Order Pembelian
Membuat pesanan ke pemasok dari detail yang dipilih.
3
Penerimaan Barang
Mencatat barang yang benar-benar diterima.
4
Pembelian
Mencatat faktur final pemasok dan hutang/pembayaran.
Kapan Form Ini Dipakai
Gunakan form ini ketika pengguna atau departemen membutuhkan barang dan prosesnya harus diajukan dulu sebelum menjadi pesanan pembelian.
- Mencatat kebutuhan pembelian internal.
- Mengelompokkan permintaan berdasarkan divisi, departemen, supplier, produk, dan qty.
- Mencatat estimasi harga untuk kontrol nilai permintaan.
- Menyiapkan detail yang akan dipilih untuk dibuatkan Order Pembelian.
Prasyarat Sebelum Input
Divisi dan departemen sudah tersedia sesuai hak akses pengguna.
Supplier sudah aktif, terutama bila detail langsung diarahkan ke pemasok tertentu.
Produk dan satuan sudah aktif, termasuk harga beli pada master satuan.
Jika akan membuat PO dari form ini, fitur
pre_transactions harus aktif.Alur Cepat Pengisian
- Buka form Rekuisisi Pembelian lalu klik Tambah.
- Pilih Divisi bila tersedia lebih dari satu.
- Periksa nomor transaksi. Jika sistem memberi nomor otomatis, biarkan nomor yang muncul.
- Isi tanggal dan jam rekuisisi.
- Pilih status awal. Umumnya dimulai dari Draft atau Menunggu Approval sesuai SOP perusahaan.
- Isi User Approval bila diperlukan.
- Isi Detail Rekuisisi Pembelian baris per baris.
- Periksa Total Nilai.
- Isi Memo bila diperlukan.
- Klik Simpan.
- Jika sudah siap dibuatkan PO, pilih baris detail lalu klik Buat Order Pembelian.
Field Header
| Field | Penjelasan |
|---|---|
| Divisi | Menentukan nomor transaksi dan batas data. Jika diganti saat tambah data, sistem mengambil nomor transaksi baru untuk divisi tersebut. |
| No. Rekuisisi | Nomor utama transaksi. Jika sistem mengunci nomor, pengguna tidak perlu mengisi manual. |
| Tanggal dan Jam | Dipakai sebagai tanggal permintaan dan tanggal acuan detail. |
| Status | Pilihan status: Draft, Menunggu Approval, Disetujui, Sudah diproses, dan Dibatalkan. |
| Buat Order Pembelian | Tombol untuk membuat PO dari baris detail yang dipilih. Muncul saat data sudah tersimpan, fitur pre-transaction aktif, dan status masih Draft atau Disetujui. |
| User Approval | User yang dituju sebagai approval. Setelah dipilih, Nama User Approval terisi otomatis. |
| Total Nilai | Readonly. Berasal dari total Estimasi Nilai pada detail. |
| Memo dan Cat. Perubahan | Catatan transaksi. Cat. Perubahan muncul saat edit. |
Detail Rekuisisi Pembelian
Detail harus diisi karena total header dihitung dari baris detail.
| Field | Penjelasan |
|---|---|
| Departemen | Wajib. Menentukan lokasi kebutuhan dan dipakai untuk membaca stok tersedia. |
| Supplier | Wajib. Dipakai untuk mengelompokkan item saat dibuatkan Order Pembelian. |
| Produk | Wajib. Setelah dipilih, sistem mengisi nama produk, satuan default, quantity konversi, dan estimasi harga dari cost price satuan. |
| Stok Tersedia | Readonly. Dihitung dari saldo inventory produk di divisi dan departemen sampai tanggal transaksi. |
| Qty | Jumlah yang diminta. Mengubah qty akan menghitung ulang Sisa Qty dan Estimasi Nilai. |
| Sudah diproses | Qty yang sudah dibuatkan PO. Readonly. |
| Sisa Qty | Qty yang masih belum diproses menjadi PO. Rumusnya Qty dikurangi Sudah diproses. |
| Satuan | Wajib. Mengubah satuan akan mengambil quantity konversi dan harga beli dari master satuan. |
| Harga Beli | Estimasi harga per satuan. Dapat diubah untuk menyesuaikan estimasi. |
| Estimasi Nilai | Readonly. Rumusnya Qty dikali Harga Beli. |
| Memo | Catatan detail barang. |
Sisa Qty = Qty - Sudah diproses
Estimasi Nilai = Qty x Harga Beli
Total Nilai = total Estimasi Nilai seluruh detailBuat Order Pembelian dari Rekuisisi
- Simpan rekuisisi terlebih dahulu.
- Pastikan status sesuai SOP. Tombol tersedia untuk status Draft atau Disetujui.
- Pilih baris detail yang ingin dibuatkan PO.
- Klik Buat Order Pembelian.
- Konfirmasi proses.
- Jika berhasil, sistem memperbarui status rekuisisi dan detail yang sudah diproses.
Jika tidak ada baris detail yang dipilih, sistem menolak proses dan meminta pengguna memilih detail terlebih dahulu.
Validasi dan Efek Simpan
- Transaksi hanya bisa disimpan jika Total Nilai lebih dari 0.
- Jika Total Nilai 0, sistem menampilkan pesan Transaksi tidak boleh kosong.
- Saat detail disimpan, Total Nilai header dihitung ulang dari Estimasi Nilai detail.
- Form ini belum menambah stok, belum membuat hutang, dan belum membuat jurnal pembelian.
- Efek utamanya adalah menyiapkan kebutuhan untuk dibuat menjadi Order Pembelian.
Checklist Sebelum Simpan
Masalah Umum
Pastikan ada minimal satu detail dengan Estimasi Nilai lebih dari 0.
Cek apakah data sudah disimpan, fitur
pre_transactions aktif, dan status masih Draft atau Disetujui.Cek produk, departemen, divisi, tanggal transaksi, dan satuan. Stok Tersedia dihitung dari inventory sampai tanggal transaksi.