Form Uang Muka Pelanggan

Panduan pencatatan dana yang diterima dari pelanggan sebelum invoice Penjualan dibuat, lalu dipakai sebagai pembayaran di form Penjualan.

Kapan Form Ini Dipakai

Gunakan form ini saat pelanggan membayar uang muka sebelum invoice final dibuat. Contoh: pelanggan membayar DP untuk pesanan, booking barang, atau pembayaran awal sebelum barang dikirim dan invoice Penjualan diterbitkan.

Jangan isi form ini untuk pembayaran invoice yang sudah jadi. Jika invoice Penjualan sudah ada, catat pembayaran melalui tab Pembayaran di form Penjualan.

Konsep Saldo Uang Muka Pelanggan

DP Masuk
Transaksi yang dibuat dari form ini memiliki kind=0 dan mengisi nilai debit. Ini menambah saldo DP pelanggan.
DP Dipakai
Saat dipakai di Penjualan, sistem membuat baris customerdp dengan kind=1 dan nilai credit. Ini mengurangi saldo DP.
Saldo
Saldo yang tersedia dibaca sebagai sum(debit-credit) per pelanggan dan tipe uang muka.
Daftar form ini difilter kind=0, sehingga user hanya melihat transaksi DP asli. Baris pemakaian dari Penjualan dibuat otomatis oleh sistem.

Prasyarat Sebelum Input

  • Pelanggan sudah aktif dan boleh dipilih oleh role user.
  • Jenis Pembayaran kas atau bank sudah aktif dan memiliki akun pembayaran.
  • Tipe Uang Muka Pelanggan sudah dibuat di payment type dengan kind=4 dan memiliki akun DP pelanggan.
  • Mata uang dan kurs sudah benar bila transaksi memakai mata uang selain mata uang default perusahaan.

Alur Pengisian

  1. Buka menu Uang Muka Pelanggan, lalu klik Tambah.
  2. Periksa Divisi. Jika pengguna boleh memilih divisi, perubahan Divisi akan meminta nomor transaksi baru untuk tipe customerdp.
  3. Periksa No. Transaksi dan Tanggal.
  4. Pilih Mata Uang. Jika berbeda dari mata uang default, periksa Kurs Default dan Kurs Digunakan.
  5. Pilih Pelanggan. Sistem mengisi nama dan alamat pelanggan.
  6. Pilih Jenis Pembayaran, misalnya kas, bank, transfer, atau metode lain yang menjadi sumber dana masuk.
  7. Jika payment type memiliki QR code, tombol QR Code akan muncul untuk menampilkan gambar QR.
  8. Pilih Tipe Uang Muka. Ini harus payment type khusus DP pelanggan.
  9. Isi nominal Uang Muka pada field debit, tambahkan Memo bila perlu, lalu Simpan.

Field Form

Field Penjelasan
Divisi (division) Menentukan nomor transaksi, hak akses, dan divisi jurnal. Jika role terkunci ke satu divisi, field ini readonly.
No. Transaksi (transid) Primary key transid. Diisi otomatis dari gettransid saat tambah data jika numbering aktif.
Tanggal (transdate, transtime) Tanggal dan jam transaksi. Dipakai sebagai tanggal jurnal dan batas pembacaan saldo DP ketika invoice Penjualan menggunakan DP.
Mata Uang dan Kurs (currtrans, ratedefault, rateused) Nilai jurnal dikonversi ke mata uang default dengan rumus ratedefault / rateused saat rateused lebih besar dari nol.
Pelanggan (customerid) Wajib. Mengisi nama dan alamat. Saldo DP nanti dipisahkan per pelanggan.
Jenis Pembayaran (paymenttype) Kas, bank, atau metode penerimaan dana. Query backend mengecualikan payment type DP pelanggan, DP pemasok, dan poin.
Tipe Uang Muka (downpaymenttype) Akun DP pelanggan yang akan dikredit saat uang muka diterima. Pilihannya hanya payment type dengan kind=4.
Uang Muka (debit) Nominal DP masuk. Field ini disimpan sebagai debit dan menjadi penambah saldo.
Credit (credit) Disembunyikan di form input. Dipakai oleh sistem ketika DP digunakan di invoice Penjualan.
Printed (printed) Ditandai otomatis menjadi aktif setelah bukti DP dicetak.
Memo (memo) Catatan transaksi dan memo jurnal.

Dipakai di Form Penjualan

Saldo DP pelanggan dipakai melalui tabel Pembayaran di form Penjualan. Pengguna memilih payment type DP pelanggan, lalu sistem menghitung saldo yang bisa dipakai.

Saldo DP = sum(debit - credit)
Filter saldo = customerid + downpaymenttype + tanggal transaksi <= tanggal Penjualan
Nilai yang diambil = saldo DP, dibatasi maksimal sebesar Total Penjualan

Saat Penjualan disimpan dan payment type DP pelanggan dipakai, backend Penjualan membuat baris customerdp otomatis dengan kind=1, debit=0, dan credit=nilai pembayaran. Baris ini mengurangi saldo DP pelanggan.

Efek Jurnal Setelah Simpan

Setelah simpan, backend menghapus jurnal lama untuk nomor DP ini, lalu membuat jurnal baru berdasarkan akun payment type.

Akun Debit Credit Makna
Akun pembayaran dari Jenis Pembayaran Nominal DP dalam mata uang default 0 Dana diterima ke kas atau bank.
Akun dari Tipe Uang Muka 0 Nominal DP dalam mata uang default Kewajiban perusahaan kepada pelanggan atas DP yang belum dipakai.
Referensi jurnal menggunakan teks down payment dan nomor transaksi DP.

Edit, Hapus, dan Cetak

  • Saat transaksi diedit dan disimpan, jurnal lama dihapus lalu dibuat ulang.
  • Saat transaksi dihapus, backend menghapus jurnal dengan jtid yang sama.
  • Saat dicetak, field printed di-update menjadi 1.

Masalah Umum

Pastikan pelanggan sama, tanggal DP tidak lebih baru dari tanggal Penjualan, saldo debit-credit masih ada, dan payment type yang dipilih di Penjualan sama dengan Tipe Uang Muka.

Cek master payment type. Tipe Uang Muka Pelanggan harus aktif dan memiliki kind=4.

Cek akun payment type untuk Jenis Pembayaran dan Tipe Uang Muka. Form ini memakai akun dari payment type, bukan akun customer langsung.