Aturan Persetujuan Bertingkat
Dipakai kalau satu tanda tangan tidak cukup untuk nilai tertentu. Satu baris berbunyi: dokumen jenis ini, di divisi ini, senilai sekian sampai sekian, harus ditandatangani di tingkat sekian, oleh salah satu peran ini.
Kapan Form Ini Dipakai
Hanya kalau Anda butuh jenjang. Tanpa satu pun baris di sini, alurnya tetap seperti biasa: satu persetujuan menyelesaikan dokumen.
- Batas nilai: "pembelian di atas 50 juta harus disetujui manajer, bukan hanya supervisor".
- Beda divisi, beda pejabat: "cabang menyetujui sendiri sampai 10 juta, di atas itu ke pusat".
- Rantai bertingkat: "faktur besar butuh tanda tangan supervisor DAN manajer keuangan".
Field yang Perlu Diperhatikan
| Field | Yang perlu diperhatikan |
|---|---|
| Jenis Dokumen | Aturan berlaku untuk seluruh dokumen jenis ini. Penjualan dan Retur Penjualan diatur bersama karena keduanya membalik stok dan uang dengan cara yang sama. |
| Divisi | Kosongkan agar berlaku untuk semua divisi — ini yang paling sering dipakai. Isi hanya kalau satu cabang punya aturan sendiri. |
| Nilai Minimum | Batas bawah, termasuk angka itu sendiri. |
| Nilai Maksimum | Batas atas. Isi 0 untuk tanpa batas atas — dengan begitu Anda tidak perlu menebak angka terbesar yang mungkin muncul nanti. |
| Tingkat | Urutan tanda tangan, mulai dari 1. Tingkat tertinggi yang cocok menentukan berapa tanda tangan yang dibutuhkan dokumen itu. |
| Peran Penyetuju | Peran mana yang boleh menandatangani tingkat ini. Kosongkan agar semua peran yang berwenang atas jenis dokumen ini boleh. |
| Aktif | Matikan untuk menonaktifkan aturan sementara tanpa menghapusnya. |
Contoh: Pembelian Berjenjang
Dua baris berikut membuat pembelian di bawah 50 juta cukup satu tanda tangan, dan di atasnya butuh dua:
| Jenis Dokumen | Divisi | Min | Maks | Tingkat | Peran |
|---|---|---|---|---|---|
| Pembelian & Retur Pembelian | (kosong) | 0 | 50.000.000 | 1 | Supervisor |
| Pembelian & Retur Pembelian | (kosong) | 50.000.000 | 0 | 2 | Manajer |
Pembelian 30 juta hanya cocok dengan baris pertama, jadi tingkat tertinggi yang cocok adalah 1 — cukup satu tanda tangan. Pembelian 80 juta cocok dengan baris kedua, jadi butuh dua: supervisor dulu, lalu manajer.
Cara Rantainya Berjalan
- Dokumen dibuat dan berstatus menunggu, dengan tingkat 0.
- Penyetuju tingkat 1 membukanya dan menyetujui. Tingkatnya naik jadi 1, tapi statusnya tetap menunggu karena rantainya belum selesai.
- Penyetuju tingkat 2 melihatnya di Kotak Persetujuan dan menyetujui. Karena tingkat yang dibutuhkan sudah tercapai, dokumen berubah menjadi Disetujui dan seluruh dampaknya terbentuk.
Satu tanda tangan menaikkan tepat satu tingkat. Orang yang perannya berwenang di dua tingkat sekaligus tetap harus menandatangani dua kali — tidak ada tingkat yang dilewati diam-diam.
Aturan yang Perlu Diketahui
- Menolak mengembalikan ke nol. Penolakan adalah penilaian atas dokumennya, bukan atas penyetuju sebelumnya, jadi dokumen yang diperbaiki menempuh rantai itu lagi dari awal.
- Menyunting dokumen menggugurkan tanda tangan yang sudah terkumpul. Kalau tidak, pembuatnya bisa menunggu tanda tangan tingkat satu lalu mengubah isinya, dan tingkat dua akan menyetujui sesuatu yang tidak pernah dilihat tingkat satu.
- Aturan dibaca ulang setiap kali dokumen disimpan. Mengubah aturan berlaku langsung untuk dokumen berikutnya, tanpa perlu keluar-masuk aplikasi.
Masalah Umum
| Gejala | Penyebab yang paling sering |
|---|---|
| Dokumen tetap menunggu padahal sudah disetujui | Rantainya belum selesai. Lihat kolom Tingkat / Dibutuhkan di Kotak Persetujuan. |
| Muncul pesan bahwa tingkat ini bukan wewenang Anda | Peran Anda tidak terdaftar di tingkat yang sedang menunggu. Periksa kolom Peran Penyetuju pada aturan tingkat itu. |
| Aturan tidak berlaku sama sekali | Aturan bertingkat bagian dari addon Alur Persetujuan. Tanpa addon, seluruh dokumen memakai satu tingkat. |
| Aturan dengan nilai maksimum kosong tidak pernah cocok | Nilai maksimum harus 0 untuk tanpa batas, bukan dikosongkan. |
Lokasi Menu
- Persetujuan / Pengaturan Persetujuan / Aturan Persetujuan Bertingkat
/form/approvalrules